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La pandemia ha impulsado el trabajo remoto pero muchas personas aún no han logrado adaptarse a esta nueva manera de comunicarse. ¿Son iguales las reuniones presenciales que las virtuales? La respuesta está clara, no. Más allá del contacto físico, hay muchas variables que inciden en que la atención no sea la misma cuando la comunicación se realiza a distancia. Y como son distintas, también debería ser diferente la extensión, la forma de conducir el encuentro, el control de las participaciones de los asistentes y la dinámica de las reuniones.
Todos hemos sido víctimas de extensas reuniones fuera de nuestro horario de trabajo en donde se desvían de los temas principales, aparecen anécdotas, comentarios irrelevantes, chistes y, lo que debía tratarse en una hora, se extiende a dos o tres. Y lo peor es que muchas veces terminan concluyendo que como no fue efectivo el encuentro, lo ideal es convocar a una nueva cita. Todo esto genera en los colaboradores frustración, rabia, ansiedad y desgaste físico por el tiempo invertido.
En este artículo quiero compartir algunas ideas para optimizar el tiempo si a ustedes le corresponde liderar algún tipo de reunión virtual.
1.- Organiza la reunión, prepara los puntos que deseas compartir, ten a mano la presentación clara y breve que te servirá de apoyo.
Durante la exposición, silencia a los participantes para evitar interrupciones constantes que podrían alargar la reunión.
2.- Mide previamente el tiempo que te llevará hacer la exposición.
Respetar el tiempo de los otros es algo que agradecerán todos los participantes.
3.- Fija la reunión en un horario acorde para todas las personas.
Actualmente, muchas empresas trabajan con equipos dispersos en distintas partes del mundo y es importante que la hora del encuentro sea adecuada para todos los participantes.
4.- Graba la sesión para compartirla.
Muchas veces puede haber interrupciones o quizás alguna persona no pudo conectarse y, si grabas la reunión, puedes compartirle el audio o video para que se mantenga al tanto de lo conversado.
5.- Permite la interacción de los participantes de forma controlada.
Es importante hacer énfasis en que sean breves.
6.- Realiza una conclusión del encuentro.
De esa manera, ayudas a que todos mantengan en su mente la esencia de la reunión y sientan que fue un tiempo bien invertido.
7.- Agradece la asistencia y la atención de todos.
A veces las personas piensan que no tienen que agradecer porque es una obligación conectarse para la reunión pero como nadie sabe las condiciones en que se encuentra el otro en su hogar, es un buen gesto ser agradecido.
Es importante mantener la calidez, la empatía y el respeto hacia el otro cuando nos comunicamos de manera virtual porque, de esa manera, lograremos mayor atención y mejores resultados.
