¿Qué beneficios aporta un software de planilla a mi empresa?

July 22, 2022

Lograr que el equipo de recursos humanos haga trabajos más asociados al trato con los colaboradores y menos actividades manuales.

Tecnología e Innovación
Maru Rodríguez

Si bien desde hace tiempo algunos líderes de determinadas organizaciones se atrevieron a cambiar los procesos manuales del cálculo de planilla, por la utilización de software dedicados a ese fin, no hay duda de que esa transición se ha acelerado a partir de la pandemia. Las empresas se están atreviendo cada vez más a automatizar algunos procesos y a humanizar otros.

Pero qué diferencia hay entre el cálculo de la planilla manualmente en un cuadro de Excel y la utilización de un programa que haga ese tipo de funciones.  Para conocer más sobre este tema, conversamos con algunos integrantes del equipo de Laboremia, quienes nos aclararon las ventajas de esa tecnología.

¿Qué tipos de software de planilla existen en el mercado?

Claramente hay dos alternativas: uno, es el software que se instala en las premisas del cliente y el otro es el software como servicio. Ambos se diferencian en que, en el software en los equipos del cliente, el cliente tiene que comprar un servidor, comprar licencias de software, debe hacerle mantenimiento a los equipos, además el proveedor del software de planilla, instala su software allí. Entonces, eso trae algunos costos extra de mantenimiento del servidor, de licencias de software, de electricidad y, lo más delicado, es que tiene unos riesgos de seguridad porque  si alguien te hace un ataque al servidor, podrían perder toda la información. Muy pocas empresas cuentan con el conocimiento adecuado para mitigar riesgos de cyber-seguridad.

Por otra parte, en el caso del software como servicio, simplemente se utiliza la conexión  a Internet para acceder al software y no hace falta instalar nada.  Por lo tanto, es más seguro y no representa ningún gasto adicional por mantenimiento. La empresa proveedora del software es la responsable de manejar los temas de escalabilidad y cyber-seguridad.

¿Cómo debo hacer para seleccionar el software de planilla ideal para mi organización?

Como recomendación, lo primero es descartar cualquier software que requiera instalarse en los equipos del cliente porque la tendencia mundial es que todo va migrando hacia la nube por temas de costo, seguridad, y eficiencia.  Eso sería lo básico, lo siguiente sería ya evaluar  que cubra con las funcionalidades que hacen falta dentro de la organización y eso va a depender del tamaño.

Por ejemplo, no solamente el software de planilla debe calcular  los pagos de los empleados sino que, debe poder  sincronizarse con los registros de tiempos de hora de los trabajadores, de manera de ahorrar tiempo de carga de datos manuales y hacerlo de forma.

Al final del día, el objetivo  es automatizar el máximo posible el proceso completo, para que sea autogestionado  y libere de carga al administrador de recursos humanos. La idea es que el equipo de  recursos humanos haga trabajos más asociados al trato con los colaboradores y no  cosas manuales.

¿Cuáles son las funcionalidades básicas del software de planilla?

Lo fundamental es todo el tema de los cálculos de ley, los beneficios, deducciones, impuesto sobre la renta, décimo, vacaciones, permisos, etc. Pero adicionalmente, hay funcionalidades que afectan los pagos de la planilla que son deseables tener. Por ejemplo, cuando tú tienes registros de horas extras, la idea es que el software permita manejar los registros de tiempo y automáticamente calcular las horas extras, que puedas sincronizarte con aplicaciones de registro de tiempo, que tengas los reportes que hacen falta para hacerle los pagos a los trabajadores, los txt que se generan para los pagos bancarios, etc.

Enumeramos algunas de las funcionalidades básicas:

  • Nómina
  • Organización
  • Auto Gestión del empleado
  • Manejo de ausencias (vacaciones, permisos, incapacidad)
  • Control de tiempo (registro de horas de llegada/Salida)
  • Cálculos de horas extra
  • Reportes

¿Qué ventajas aportaría el uso de un software de planilla?

  • Ahorro de tiempo.
  • Permite que el personal se pueda enfocar en otras tareas más productivas.
  • Mayor exactitud en los cálculos.
  • Disminución de estrés del personal administrativo.
  • Ahorro de costos.

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