Un podcast nos llevó a descubrir el trabajo de una profesional española que, desde Londres, dirige una organización centrada en brindar herramientas de liderazgo virtual, basadas en el coaching. “Mi pasión es crear un modo de trabajar donde la gente pueda ser lo más feliz posible”, explica Pilar Orti, directora de Virtual not Distant.
Su experiencia de más de diez años en materia de liderazgo y formación online, le permite ver de una manera distinta, más cercana y aguda todo lo que representa el teletrabajo tanto para los líderes como colaboradores. Luego de estos meses de pandemia, en donde todos hemos enfrentado diferentes retos laborales y personales, el análisis de Pilar Orti nos invita a reflexionar sobre cómo crear espacios virtuales más productivos, sanos y humanos. Si desean profundizar en el tema los invitamos a conocer su podcast "Vida laboral del siglo XXI" y la web de su empresa Virtual not Distant.
¿Cuáles han sido para ti las innovaciones tecnológicas que más han facilitado el teletrabajo?
En primer lugar, Zoom, la tecnología de la videoconferencia aunque también han sido importantes plataformas como Slack y todas las que forman parte de Microsoft 365, como Teams. De igual manera, la utilización del e-mail -que llevamos usando desde hace tanto tiempo- y los teléfonos móviles que han facilitado el acceso al trabajo desde cualquier sitio y la posibilidad constante de comunicación.
¿Cómo convencerías a los líderes de las organizaciones -que aún se resisten al cambio- de la importancia de la inversión en tecnología?
Hace poco Slack hizo un sondeo que determinó que la mala conexión a Internet, era lo que más estaba impactando a las personas de trabajar desde casa. Hay que entender que si no tenemos los recursos para trabajar, es imposible hacerlo.
Es lo mismo que pensar por qué se invierte en las oficinas en una buena silla, en una buena mesa, en una buena luz, pues, porque la gente trabaja mejor así. Es lo mismo, invertir en tecnología que funciona bien, en buenos equipos, en soporte para que las personas puedan consultar sus dudas en cualquier momento, en formación para que entiendan las herramientas que tienen a su alcance y cuándo es el mejor momento para utilizarlas, es importante para que puedan desarrollar su trabajo. Además, invertir en tecnología, es moverse al siglo XXI. También hay que entender que la inversión en tecnología es seguridad. Tenemos que brindar a nuestra gente ambientes digitales seguros para trabajar.
¿Cómo se puede mejorar la comunicación en los ambientes digitales?
Lo primero que hay que entender es que un ambiente digital quiere decir muchísimas cosas: un audio grabado que te cuelgo en algún sitio de Internet, una conversación por audio o vídeo, un mensaje rápido, un email o un mensaje largo. La comunicación se mejora cuando sabemos qué esperar de esa acción. ¿Esperamos que responda los mensajes rápidamente o que lo haga cada tres días? Se trata de un tema de expectativas y, si están claras, la comunicación fluirá mejor.
¿Cómo definirías el estado ideal para trabajar virtualmente?
El estado ideal para trabajar virtualmente es el que hace que una persona se sienta cómoda. Puede ser que a alguien le encante trabajar en la cocina de su casa, en un café, en un espacio de coworking, en una oficina conectado virtualmente con otra persona o en otros lugares. El estado idóneo es el que defina cada persona y en el que se encuentre, a su vez, realizando las tareas adecuadas de su trabajo.
¿Cuáles son los límites sanos que deben existir en los trabajos virtuales?
Los límites sanos deben ser para la persona y el equipo. Hay que asegurarse de que la gente trabaje en las horas que se sienta mejor. Por ejemplo, a una persona le puede encantar trabajar en la noche pues que pueda hacerlo, a otro le puede gustar más en la mañana entonces, que también tenga esa posibilidad. Lo importante es acordar los horarios de sincronías, saber cuándo responderán los mensajes y cómo encontrarlos si se necesitara algo urgente. Respetar los horarios de cada uno y no esperar que la gente tenga que ajustarse obligatoriamente a los horarios de otros.
¿Cuáles son las claves del liderazgo virtual?
Conocerse muy bien a uno mismo, saber qué necesitamos cómo persona y qué necesita el equipo. Es importante que el líder se conozca mucho y todavía más cuando se trata de manejarse en un espacio online, porque el liderazgo, debe estar enfocado en ayudar al equipo a organizarse. También es importante dar el ejemplo: una idea es compartir con los otros las cosas que ha ido aprendiendo, de esa manera, los demás lo harán igual.
Otro aspecto que hay que considerar es la comunicación deliberada porque nada ocurre por azar en el espacio online. Por ejemplo, si todos queremos saber lo que está sucediendo en el equipo, la manera de liderar será asegurándonos de que todos hemos acordado cómo vamos a comunicar lo que estamos haciendo.
Por otro lado, es importante ser tan específico como podamos cuando estamos dando feedback, usar el coaching en el día a día. Intentar no ser la persona a la que vienen a pedirle ayuda sino ser aquella que ayuda a otro a ser autónomo y a encontrar la respuesta. Hay que ser ancla o el conducto del equipo al resto de la organización, que no se quede aislado el grupo de trabajo en la empresa.
¿Qué recomendaciones les darías a los líderes de las organizaciones para que logren crear cercanía real y natural con sus equipos?
Natural va a ser difícil porque para algunas personas todo lo que no sea cara a cara no es natural. El espacio online es diferente y hay que mirarlo de una forma distinta.
La cercanía real se basa en entender, comprender y ser curiosos de qué significa cercanía para la gente. Para algunos será estar en una videollamada un buen rato hablando de cosas de la vida, para otros podría ser ir a una plataforma en cualquier momento del día y ver en qué están trabajando sus compañeros. Hay que definir qué es esa cercanía y saber que es posible expresarla de diferentes modos. Algunos la sentirán en ambientes más personales y, otros, en profesionales.
¿Qué opinas de las iniciativas que buscan generar mejor clima laboral dentro de los ambientes virtuales?
Pienso que sucede lo mismo que en la oficina, si lo único que hacíamos era salir a tomarnos unas cañas al salir para mantener una conversación informal, pues había una gente a la que le encantaba y a otra no. Creo que está muy bien tener actividades sociales diferentes al trabajo que permiten a la gente expresarse pero también hay que crear espacios donde las personas puedan hablar de cosas de trabajo pero que no forman parte del día a día. Por ejemplo, qué está pasando en la empresa, qué está pasando en la industria a la que pertenezco, qué he estado pensando sobre cómo podemos mejorar el trabajo en equipo.
Eso es tan importante como tener la clase de cocina y desafortunadamente es algo que no se ve. Muchas veces cuando estamos pensando en cómo conecta la gente de forma personal, inmediatamente viene a la mente algo social, sin pensar que otras personas conectan de forma personal a través del trabajo. Por cada happy hour que tengamos, dónde está la sección donde compartimos algo que hemos aprendido. Por cada clase de cocina dónde está esa sección dónde aprendemos de verdad a usar esa herramienta que necesitamos día a día. Hay que tomar ese balance y no asumir que todo el mundo conecta únicamente de modo social.
¿Cuáles son los errores más comunes que se han dado en esta fase improvisada de trabajos remotos, como consecuencia de la pandemia?
Yo no los llamaría errores sino experimentos que quizás algunos no debemos repetirlos porque a la larga puede que no nos den los mejores resultados.
Pienso que las prácticas que habría que cambiar podría ser exceso de reuniones online, muchas videoconferencias. Creer que todo el mundo conecta del mismo modo y que, si no estoy viéndote la cara, no me siento conectada. A lo mejor a mí me hace sentir igual de conectada un e.mail con dos palabras: “Pensando en ti, espero que te encuentres mejor”. Quizás eso me hace tan feliz como a otro una videollamada de veinte minutos para hablar de cualquier cosa.
Espero que la comunicación asíncrona sea algo que se empiece a usar más a futuro porque obviamente queriendo estar conectados tanto tiempo se ha usado poco.
¿Qué organizaciones consideras que han sido modelos positivos en el manejo del trabajo virtual? ¿Por qué?
Algunas empresas americanas de tecnología que atraen a personas que les gusta trabajar de cierto modo. Las razones por las que tienen éxito es porque usan distintos métodos de comunicación: el síncrono, el asíncrono y atraen a gente que tienen mucha autonomía y que no necesitan trabajar con sus colegas todo el tiempo.
