Gestión de rentabilidad en servicios: colegios

Este artículo es el primero de varios destinados a empresas de servicios muy especializadas en las cuales he identificado oportunidades de apoyar a sus directores en explorar las ventajas de las buenas prácticas de costeo y gestión de la rentabilidad y el desempeño para que puedan impulsar la liquidez, rentabilidad y valor de sus organizaciones.

En una palabra, para que puedan tener más dinero, más utilidades y más retorno sobre la inversión en el cumplimiento de los objetivos de su negocio.

Empezaré refiriéndome a los colegios privados. En ese sentido quiero preguntarle a sus gerentes:

• ¿Sientes que las utilidades y el flujo de caja de tu colegio deberían ser mejores considerando el esfuerzo y gran responsabilidad asumida que se hace en su gestión y la gran inversión hecha?
• ¿Gestionas un institución educativa privada y sientes que no tienes las herramientas, ni la información para tomar buenas decisiones porque tu información gerencial no las soporta adecuadamente?

Si en tu colegio se costea usando el método tradicional de costeo es muy probable que la respuesta a la primera pregunta sea un rotundo "SI" y a la segunda pregunta un decepcionado "No".

Para cambiar estas respuestas es importante tener presente que todo empieza por implementar en una escuela privada (e incluso pública) buenas prácticas de costeo y gestión de  la rentabilidad y el desempeño, entre las que se incluye generar información de calidad con el método de costeo basado en actividades.

Con esta metodología los logros más relevantes se generan a partir de la posibilidad de determinar con precisión y capacidad de acción gerencial las matrículas y la rentabilidad por: establecimiento, ciclo educativo, curso, alumno utilizando un enfoque diferente al costeo tradicional.

Lamentablemente, por su simpleza y facilidad de cálculo se ha hecho muy popular en los colegios el costeo tradicional (al punto que en algunas legislaciones, donde el monto de la matrícula escolar se regula, se recurre a esta práctica).

El costeo tradicional es una práctica típicamente contable, muy lejana a las buenas prácticas gerenciales, en la que para determinar los costos arbitrariamente se prorratean todos los gastos usando bases de distribución fundamentadas en volumen, sin ninguna relación causa efecto (como número de alumnos, horas de clases, superficies ocupadas).

Usar estos elementos basados en volumen para el cálculo tradicional de los costos en las instituciones educativas puede implicar que al final los costos calculados con el método de costeo basado en actividades sean totalmente diferentes (pero totalmente precisos, verificables y con toda la información para la toma de decisiones).

Lo primero que salta a  la vista es si hemos estado cobrando tarifas por debajo de los costos en algún curso en particular (esto se denomina subcosteo).  

La diferencia está que en el método del costeo basado en actividades si tiene en cuenta las relaciones causa-efecto y genera un sistema de información que considera las interesantes respuestas a estas preguntas.

Por ejemplo:

• ¿Cuáles son los cursos que usan para sus clases espacios costosos de mantener (como laboratorios de ciencias o computación e instalaciones deportivas especializadas)?
• ¿Cuáles son los procesos administrativos, legales y de reporte a autoridades educativas que ocupan buena parte del tiempo del personal y como asociarlos convenientemente a los cursos?, ¿Contratamos servicios de abogados y gestores para esto?
• ¿Pagamos derechos o fees a autoridades para mantener vigentes las licencias de operación?, ¿Cuándo hicimos el pago y cuánto tiempo cubre?
• ¿Cuáles de nuestros profesores requieren certificaciones y acreditaciones para poder dar clases por las que el colegio paga?
• ¿Cuáles son las disposiciones sanitarias o de bio-seguridad que debemos cumplir rigurosamente para poder operar?
• ¿Cuánto tiempo pasan los profesores en actividades administrativas, en reuniones con padres y representantes, o en formación para actualizar sus conocimientos o desarrollar nuevas competencias?, ¿Con cuánto dinero y cuáles otros recursos apoyamos estas actividades?

Si teniendo que cubrir todos estos gastos asociados a las anteriores preguntas en tu colegio no hay manera de identificar específicamente estos gastos (o están acumulados con muchos otros de diferente naturaleza) y todos ellos se distribuyen por partes iguales o porcentajes arbitrarios a los alumnos o los cursos ya puedes saber por qué respondiste Sí a la primera No a la segunda.

La situación se torna más retadora si adicionalmente los procesos están documentados pero no se miden más allá del desempeño académico y no hay métricas para mejora de la gestión.

Te invito a explorar a fondo este tema de la gestión de costos en tu colegio. El esfuerzo que esto implica genera buenos retornos en relativamente poco tiempo e incluso victorias rápidas o “quick wins”.

De hecho, estudios serios en este sentido han determinado que "existen diferencias entre los grados del bachillerato en cuanto al consumo de recursos... , se podrían aplicar diferentes tarifas a estudiantes de diferentes grados. Incluso si la tarifa anual que se establece es fija en todos los grados, el enfoque basado en actividades ayuda a los administradores a calcular la rentabilidad de cada estudiante.

Los datos basados en actividades también brindan soporte en otro tipo de decisiones, como asignaciones de recursos, decisiones de inversión, agregar o eliminar nuevas unidades y, finalmente, las decisiones de precios se basan en el costo de los servicios.

Descubrimos que si las escuelas evalúan su costo con mayor precisión al implementar el enfoque basado en actividades, sería beneficioso para las escuelas".

Te invito a contactarme conectando conmigo en LinkedIn y juntos podamos construir un plan para que puedas aprovechar todas las buenas oportunidades que te da el tener información relevante para la toma de decisiones.

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Eddy Gouveia.

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