¿Sabes cómo aprovechar al máximo todo el potencial de Slack?

El teletrabajo nos ha impulsado a explorar una serie de soluciones que tienen como objetivo facilitar las actividades en ambientes virtuales. Ahora las anotaciones, los recordatorios, las reuniones, las presentaciones, las exposiciones, las entrevistas y las interacciones se realizan casi todas a través de la pantalla. Esa transformación de lo presencial a lo digital nos ha permitido descubrir herramientas interesantes de organización y colaboración que facilitan el desempeño laboral.

Para profundizar en este tema,  conversamos con William Peña periodista venezolano especializado en telecomunicaciones y TIC´S, consultor estratégico y conductor del programa radial “Tecnofinanzas”. William nos contó en detalle las bondades de algunas herramientas que actualmente están revolucionando el mundo. Si les interesa ampliar la información sobre tecnología, pueden seguirlo a través de Twitter: @williampm.

¿Cuáles consideras que han sido los aportes positivos de Slack para las personas que están teletrabajando?

Una de las grandes bondades de Slack es la capacidad que tiene de integrar más de 1500 aplicaciones y herramientas que permiten a los trabajadores incorporarlas a sus equipos y crear canales que les faciliten el trabajo. Desde el simple envío de un correo interno -que puedes incluso editar-  hasta la creación de canales para hablar sobre temas específicos y la posibilidad de compartir distintos archivos.

Esta es una plataforma que ayuda mucho a las organizaciones que tienen equipos de trabajo formados por varios integrantes. Por ejemplo, en las empresas de marketing en donde hay grupos de creativos, esta herramienta es indispensable porque los ayuda a interactuar de forma más sencilla a que si tuvieran que enviarse información por Gmail o por correo corporativo. Aquí pueden crear el equipo, incorporar a los integrantes, abrir los canales y empezar a trabajar.

En cuanto a la creación de canales, es posible realizar la combinación de equipos en función de los objetivos  para lograr una mayor interacción y más agilidad desde el punto de vista de la efectividad en el trabajo. Slack se ha convertido en una especie de oficina virtual para trabajar de manera mucho más dinámica.

Según los datos del propio Slack, actualmente cuentan con más de 10 millones de usuarios en el mundo. A mi juicio, uno de los grandes fuertes de la plataforma, es la integración. Esa posibilidad de sumar aplicaciones a esos canales creados para compartir información clave dentro de esos espacios y por medio de canales privados, en caso de que se necesite conversar directamente con una persona. También, se pueden crear alertas o enviar un mensaje a todo el grupo si es necesario que le presten atención a un documento específico.

Es una plataforma que requiere de estudio  para poder aprovecharla bien y que está siendo muy utilizada en empresas de marketing digital, relaciones públicas y servicios.

¿Qué funcionalidades crees tú que brinda esta herramienta y que muchas personas quizás no las conocen?

Slack tiene muchas funcionalidades y constantemente está trabajando para crear nuevas que se adapten a las necesidades de los usuarios. A continuación voy a puntualizar algunas de las más comunes:

• El  uso de guiones bajos y descripciones para diferenciar cada uno de los canales.
• La utilización de estrellas o pines -que están en la barra de herramientas que aparece al pasar el cursor por encima de un mensaje- permiten sacar a la luz objetivos o cosas que consideren importantes.
• La posibilidad de saltarte los mensajes directos (DM) utilizando combinaciones en el teclado tanto para Mac como para PC.
• Establecer recordatorios para los mensajes que necesitas responder.
• Comunicación directa con los equipos enlazando con el @ y el username de la persona que deseas contactar.
• Comunicación privada para conectar puntualmente con algún miembro del equipo.
• Posibilidad de crear subtemas para organizar mejor los espacios de trabajo.
• Creación de hilos para ayudar a los usuarios a entender mejor una situación.
• Integración de Slack con más de 1500 herramientas.
• Integración con el correo electrónico y calendarios.
• Envío de mensajes a otros usuarios que no son de Slack.
• Copiar mensajes a otros canales utilizando la aplicación Reacji.
• Edición de mensajes enviados.
• Creación de Emojis y posibilidad de agregar Avatar.

¿Qué otras herramientas de comunicación digital consideras que están siendo claves en este contexto de teletrabajo?

Si estás buscando herramientas de colaboración, desde el punto de vista empresarial, tienes las soluciones de Cisco y las de Microsoft Teams que son los líderes de mercado. Mientras que, si estás buscando soluciones que tienen que ver con conferencias del entorno corporativo, está Pexip que es una herramienta de videoconferencia y de integración de mensajería súper interesante, Zoom y una plataforma que se está usando mucho en el entorno de audio, bajo Open Source, que se llama Jitsi.

A mi juicio, Pexip es un visionario mundial que está incluso por encima de Zoom que, sin duda, ha obtenido un éxito importantísimo en la pandemia porque ha sido más mediática y por su versión gratuita. Por otra parte, no se puede dejar de lado lo que está haciendo Salesforce, que cuenta con una plataforma de mensajería y de integración muy valiosa desde el punto de vista de comunicación porque permite adaptar gran cantidad de aplicaciones importantes para el entorno corporativo. En cuanto a Social Media, están siendo muy utilizadas para el manejo y programación de redes sociales herramientas como: Hootsuite,  Sociagest, entre otras.

¿Cuáles consideras que serán los avances en materia de comunicación digital que se verán en este 2021?

Creo que para este año se va a producir una transformación desde el punto de vista de cómo va a evolucionar el tema comunicación, tanto a nivel  de soluciones como de usuarios. Pienso que va a haber una especie de muerte de algunas plataformas y de crecimiento de otras porque las empresas  y los proveedores están entendiendo, un poco más, las necesidades de los usuarios.

Por ejemplo, un mercado que podría explotarse es el de las soluciones de videoconferencias. Considero que Zoom va a tener que mejorar el tema de seguridad y de utilización de ancho de banda. En el caso de Microsoft Teams, pienso que tendrán que ser más interoperables con otro tipo de plataformas.

También creo que va a haber un tema de integración importantísimo y que van a venir compras. Algún gigante verá que alguna empresa pequeña está creciendo mucho y terminará comprándola. Allí se van a presentar oportunidades de negocio para los que están emprendiendo actualmente y que tienen soluciones que todavía son pequeñas pero que resultan eficaces para el entorno corporativo.

En cuanto al contenido del usuario, pienso que vamos a migrar a herramientas de voz y que seguirá el crecimiento de los podcast. Además, creo que hay que estar atentos a la evolución de la herramienta Club house que nació en junio de 2020 y que ya acumula más de un millón de seguidores porque, aunque sigue siendo una plataforma cerrada que está en beta tester, se está  convirtiendo en una gran solución -tipo mesa redonda virtual- que le está permitiendo a mucha gente crear salas de reuniones para hablar sobre temas específicos y eso está abriendo oportunidades nuevas en el tema de audio. Recordemos que, en audio, no tenemos aún soluciones que sean efectivas.

Yo creo que en los próximos años todo va a depender mucho de la voz y eso traerá oportunidades de trabajo para todas las personas que se dedican a análisis, comportamiento de audiencia o de valores porque esa data en audio van a tener que trabajarla para poder llevarla a un texto, graficarla y hacerla más efectiva. Se van a abrir oportunidades de negocios para todos y, por supuesto, para los usuarios en entornos sociales como de negocios y corporativos. Va a haber un mundo  interesante que explotar allí.

¿Cuáles son los mecanismos de privacidad y seguridad de este tipo de herramientas?

Desde el punto de vista de la privacidad, pienso que en todas las plataformas tú tienes que buscar la máxima protección. Siento que en el caso de nosotros como usuarios, la verificación de dos pasos hay que aplicarla en todo. De igual forma, si utilizas redes privadas virtuales, tienes que tener contraseñas que sean muy seguras.

Por otra parte, en el hogar tienes que construir un sistema de defensas a través de router y de dispositivos que sean seguros, evitar comprar artículos electrónicos de dudosa procedencia, adquirir productos que cuenten con sus instructivos de seguridad y que estén asociados a plataformas de privacidad y a organizaciones que realizan estudios de ciberdefensa. Recordemos que, en los entornos digitales, todos somos vulnerables.

¿Qué consejos les darías a las personas que aún sienten resistencia hacia estas nuevas formas de comunicación digital?

Mi consejo es que tienen que adaptarse, transformarse, evolucionar  y empezar a usar nuevas herramientas porque estamos ante una realidad que está transformando el mundo. Como consecuencia del confinamiento por la pandemia, nos dimos cuenta que una gran cantidad de cosas que pensábamos que eran las que se tenían que hacer, ya no sirven. Se  demostró que las personas son más productivas trabajando en ambientes como sus casas o en una oficinas virtuales.

Yo los invito a que prueben Trello, Slack y cualquier red que caiga en sus manos y, después, intenten  adecuarla a su entorno de trabajo. Es importante que dejen la resistencia y que se adapten al cambio. También que recuerden que, en el mundo de hoy, es importante estar en las redes porque todos somos iguales a través de la pantalla.

‍