Digitalizar todas las actividades podría ser liberador

February 11, 2021

Un profesional experto en tecnología compartió con nosotros cuáles son para él las mejores herramientas digitales de organización de tareas.

Tecnología e Innovación
Maru Rodríguez

Nuestras vidas se transformaron en todo sentido como consecuencia de la pandemia invitándonos o forzándonos, en algunos casos, a digitalizar gran parte de las actividades diarias. En ese proceso, nos encontramos con algunas herramientas que han resultado liberadoras mientras que otras que se han convertido en verdaderos dolores de cabeza por su complejidad. Los que mejor han llevado esta fase de descubrimiento han sido los amantes de la tecnología porque, para ellos, indagar, probar y cambiar  de plataformas son actividades que interpretan como parte de sus procesos de aprendizaje.

Para ampliarnos más la información acerca de las distintas herramientas, dispositivos y aplicaciones que actualmente permiten organizar mejor las tareas personales y profesionales, conversamos con Ósner Rebete quien es Licenciado en Computación de la Universidad Central de Venezuela con amplia experiencia como Full Stack Developer usando tecnologías como: Ruby on Rails, Java Script, Vue Angular, entre otras. Ósner trabaja desde Chile para una importante empresa alemana, además, disfruta plenamente de compartir sus conocimientos de tecnología, a través de su podcast “El Mundo de Oz”, disponible en Spotify.

¿Qué herramientas digitales utilizas para organizar tu trabajo y tu agenda personal?

En la actualidad, la única herramienta que utilizo como agenda es Google Calendar. También uso Todoist para anotar ciertas tareas diarias. En Google Calendar tengo los calendarios personal y de trabajo porque, de esa manera, puedo ir distribuyendo el tiempo. Los tengo todos integrados en uno solo y allí voy anotando las cosas que son importantes, las que están pendientes o las que deben estar listas en un tiempo determinado.

Adicional al Google Calendar y Todoist, a veces uso para crear tareas Google Task porque se integra perfectamente con el Google Calendar. Además tengo una aplicación que se llama Streaks, que es para establecer hábitos. La idea es que yo le agregue los hábitos que deseo cultivar -como podría ser tomar más agua- y ella automáticamente va aprendiendo de mi comportamiento y me va notificando cuándo debo ejecutar la acción para así poder incrementar la meta o disminuirla. Esta app funciona tanto para crear hábitos como para eliminar aquellos negativos.

Otra de las herramientas que utilizo en el Ipad es GoodNotes porque me parece fantástica y me permite tomar notas de las reuniones y tenerlas organizadas.

¿Desde cuándo decidiste migrar completamente hacia lo digital?

Yo tenía casi todo migrado a lo digital. Aunque reconozco que a pesar de que yo me dedico a la tecnología, la pandemia influyó mucho en que me decidiera a buscar nuevas herramientas para organizar mejor mis actividades. Como estaba demasiado tiempo en la casa, tenía que hacer cursos y  leer libros para aprovechar mejor el tiempo. Allí me di cuenta de que me faltaba un dispositivo para poder tomar notas, sobretodo en PDF, porque los libros de mi área casi todos son difíciles de conseguir  en físico. Entonces, estuve durante mucho tiempo investigando qué dispositivo usar. Descarté el Kindle porque es un lector de libros nada más y se me dificultaba mucho leer en PDF y tomar notas. Luego de analizar bien el mercado, opté por el Ipad aunque no estaba muy a gusto con la tecnología de la pantalla porque emite rayos UV.  Me gusta más la tinta electrónica porque aparte de que no te distrae porque es en blanco y negro, no te afecta la vista, es muy cómoda y, además, la batería dura muchísimo.

Pero a partir del momento en que me compré el Ipad,  migré todo a lo digital. Antes tenía muchas libretitas en donde hacía anotaciones y ahora las hago todas en la aplicación GoodNotes. Allí tengo una libreta digital por cada cosa que estoy trabajando. Me parece una herramienta  fantástica que se sincroniza con la nube.

¿Qué ventajas te ha aportado a nivel personal el apoyarte en este tipo de plataformas digitales?

Yo me dedico a la tecnología desde hace muchos años y, el tener todo en digital, me ayuda mucho porque no tengo que recordar ni dónde dejé las cosas, ni dónde las anoté, en el caso de que usara libretas o agendas. Además, me permite descargar de mi mente todas esas ideas que tengo en mi cabeza. Por ejemplo, hay cosas que necesito hacer en seis meses, entonces las anoto directamente en Google Calendar y ya sé que las recordaré. De esa manera, mi mente se siente relajada y sin el estrés que genera el tener que recordar algo o el problema que podría generar olvidar algo importante. A mí me ayuda muchísimo a liberar, a drenar, a organizar y a aprovechar al máximo el tiempo.

¿Qué consejos le darías a las personas que están intentando migrar hacia lo digital pero que aún no saben cómo unificar todo en un calendario?

Yo les diría que hagan los cursos de productividad de Google Actívate, los cursos gratuitos de LinkedIn sobre distintas herramientas, que vean  tutoriales de YouTube en donde otras personas muestran cómo usan esas aplicaciones y que lean distintas plataformas de blogging. El primer paso siempre es documentarse, investigar y ver qué cosas se están haciendo. El segundo paso, una vez que han leído y entendido cómo funcionan, es encontrar aquellas herramientas que conecten o resuenen más con ellos.  

En mi caso, nunca tuve ningún mentor sobre esta materia. Eso sí, siempre investigo muchísimo y sobretodo veo videos para identificar cuál es la herramienta que mejor podría funcionarme y, a partir de allí, comienzo a probar. Para mí la base está en tomar referencias de otras personas que, quizás, podrían estar pasando por problemas similares a los míos. De allí evalúo qué cosas podría hacer o adaptar y luego sigo investigando para aprender a aprovechar al máximo la herramienta.

En cuanto a la agenda, creo que de todas las alternativas que hay en el mercado, la que mejor funciona es Google Calendar no sólo porque puedes agregar distintos calendarios sino porque también tiene la ventaja de que la vista y la aplicación funcionan muy bien en todas las plataformas. Yo recomiendo que siempre usen por defecto el calendario personal para evitar que algo personal se filtre en lo laboral. También si una persona tiene varios empleos o responsabilidades, lo ideal es que tenga calendarios distintos por ejemplo: uno personal, de universidad o de trabajo. Lo bueno es que esta herramienta te permite visualizarlos y darles jerarquía de colores.

¿Consideras que has ganado calidad de vida desde que te apoyas en estas herramientas para organizar tus actividades?

Sin duda, creo que si tienes cierto flujo de trabajo, te ayuda muchísimo a organizarte. Creo que hay que tener consciencia de que cada herramienta, aplicación o dispositivo te aporta algo.  Cuando aprendes a aprovecharlos al máximo, tu productividad se incrementa. Algo tan sencillo como hacer una captura de pantalla y tener las herramientas correctas para hacer anotaciones que permitan que los demás puedan entenderte mejor, es algo que puede cambiar tu mundo.

Si pudieras resumir en una frase cómo te sientes al digitalizar todas las actividades, ¿cuál sería?

Desde que digitalizo todas mis actividades, me siento liberado.

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