Ventajas de los software contables para las PYMES

Sabemos que la pandemia aceleró los procesos de digitalización de las empresas, debido a la necesidad que se presentó de buscar vías distintas a las presenciales para darle continuidad a los negocios. En medio de ese remolino de cambios, las PYMES comenzaron a ver con buenos ojos a los software contables, cuyo objetivo principal es el de automatizar y simplificar las actividades administrativas. ¿Por qué sucedió esto? Porque notaron que utilizando este tipo de herramientas no sólo obtenían mayor precisión en los cálculos sino que ahorraban considerablemente al reducir el número de empleados que se encargaban de este tipo de labores. 

Pero más allá de estas dos ventajas, los empleadores consiguieron un número más amplio de virtudes asociadas a la utilización de este tipo de programas que han generado un crecimiento de la demanda de desarrollo de softwares contables. 

Aspectos positivos

Mejoran la gestión del negocio

Las empresas que utilizan un software de contabilidad tienen todos sus datos unificados y almacenados en un solo lugar y, eso,  les facilita la toma de decisiones y los ayuda a administrar mejor los recursos de la empresa.

Ahorro de tiempo y dinero

Implementar un sistema contable permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero en la elaboración de sus registros contables, al mismo tiempo que reducen la cantidad de errores. 

Simplifican procesos administrativos

El uso de estos programas facilita los procesos de automatización del trabajo, además,  agiliza las tareas del día a día.

Comprobantes organizados

El sistema permite mantener ordenados y unificados los comprobantes, de esa manera, las empresas pueden tener su información disponible en todo momento, reduciendo así los tiempos de búsqueda.  Además, muchos de estos software están almacenados en la nube, lo cual permite gestionar la información contable en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Reducen la cantidad de papel

Este tipo de sistemas son más ecológicos que las prácticas convencionales porque los comprobantes se emiten de manera electrónica. De esta manera, las empresas disminuyen notablemente el uso de tinta y papel para imprimir.

Mayor velocidad y volumen de trabajo

Utilizar este tipo de software agiliza los procesos y permite trabajar con mayor volumen de información con un margen alto de confianza en los cálculos. 

Seguridad

Este tipo de sistemas cuentan con medios para respaldar la información que dan mayor seguridad y confianza a las empresas que si realizaran el trabajo manualmente. 

¿Cómo elegir un software contable?

Queremos compartirle una lista de puntos que son relevantes contestar antes de comprar un software contable, para asegurarte que adquieras el indicado de acuerdo a las necesidades de tu empresa. 

1.- Identifica cuáles son tus necesidades, presupuesto y expectativas.

2.- Describe detalladamente las funciones que consideras que serían claves en el sistema. 

3.- Solicita tres presupuestos para comparar costos y productos.

4.- Pide una prueba gratis para evaluar el software.

5.- Verifica que el software sea sencillo y que tenga soporte para aclarar cualquier duda. 

6.- Solicita modelo de informes para constatar que sean claros, completos y eficientes. 

7.- Consulta si el proveedor ofrece capacitación gratuita para tu equipo. 

8.- Verifica que los costos de las actualizaciones sean razonables. 

9.- Verifica los testimonios de otras empresas que ya hayan usado el software. 

10.- Consulta sobre los sistemas de seguridad y respaldo del sistema. 

‍

Recuerda que este tipo de sistemas pueden resultar un gran apoyo para la organización, de allí la importancia de que sea seleccionado con cuidado y tomando en cuenta todos los detalles expuestos en esta nota. Es preferible excederse en los análisis y asegurar la adquisición de un software que se ajuste a las necesidades de la empresa. 

‍